Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Administrativ assistent til administrerende direktør
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig og pålitelig administrativ assistent til administrerende direktør som kan håndtere et bredt spekter av administrative oppgaver for å sikre effektiv drift av ledelsens kontor. Rollen krever en person med utmerkede organisatoriske ferdigheter, evne til å håndtere konfidensiell informasjon, og som kan fungere som et bindeledd mellom administrerende direktør og interne samt eksterne interessenter. Du vil være ansvarlig for kalenderstyring, møteplanlegging, reiseorganisering, korrespondanse, og forberedelse av rapporter og presentasjoner. Stillingen krever også at du kan prioritere oppgaver i et hektisk miljø, kommunisere tydelig og profesjonelt, samt bidra til å forbedre administrative prosesser. Vi ser etter en kandidat som er proaktiv, detaljorientert og har gode mellommenneskelige ferdigheter. Dette er en nøkkelrolle som støtter toppledelsen og bidrar til selskapets suksess gjennom effektiv administrasjon og koordinering.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og koordinere administrerende direktørs kalender og møter.
- Organisere reiser og logistikk for administrerende direktør.
- Håndtere korrespondanse, inkludert e-post og telefonhenvendelser.
- Forberede rapporter, presentasjoner og andre dokumenter.
- Sikre konfidensialitet og håndtering av sensitiv informasjon.
- Koordinere kommunikasjon mellom administrerende direktør og interne/eksterne parter.
- Planlegge og følge opp på møter og arrangementer.
- Bidra til forbedring av administrative rutiner og prosesser.
- Overvåke og følge opp tidsfrister og oppgaver.
- Støtte i prosjektarbeid og spesialoppgaver ved behov.
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller tilsvarende erfaring.
- Minimum 3 års erfaring som assistent eller i lignende rolle.
- Gode ferdigheter i Microsoft Office-pakken og andre relevante IT-verktøy.
- Sterke organisatoriske og planleggingsevner.
- Evne til å arbeide selvstendig og ta initiativ.
- Gode kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig.
- Diskresjon og evne til å håndtere konfidensiell informasjon.
- Fleksibilitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
- God forståelse for forretningsprosesser og administrasjon.
- Beherske norsk og engelsk flytende, både skriftlig og muntlig.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du prioritering av flere viktige oppgaver samtidig?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har håndtert konfidensiell informasjon?
- Hvordan organiserer du en travel leder sin kalender effektivt?
- Hvilke IT-verktøy er du mest komfortabel med i administrativt arbeid?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon mellom ledelsen og ansatte?
- Har du erfaring med å forberede presentasjoner og rapporter?
- Hvordan håndterer du stress og uforutsette hendelser?
- Kan du beskrive en situasjon hvor du forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan opprettholder du profesjonell kommunikasjon i krevende situasjoner?
- Hva motiverer deg i rollen som administrativ assistent til en administrerende direktør?
